Сейчас наиболее распространенным способом деловой переписки и общения является интернет – ведь таким образом намного удобней и быстрее передать необходимую информацию. Деловая переписка играет важную роль при общении с клиентами, партнерами, поставщиками и т.д. Садясь за компьютер, чтобы написать деловое письмо впервые, сразу возникает множество вопросов: как правильно начать и закончить письмо, в какой последовательности разместить информацию, какие слова следует употреблять, как оформить письмо и др. Ведь деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании.Итак, давайте рассмотрим структуру делового письма.

Любое деловое письмо начинается с обращения к человеку, кому адресовано письмо. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: «Уважаемая госпожа Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые господа!». Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа «г-н», «г-жа» либо употребление инициалов человека.

Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Можете использовать следующие шаблоны: «Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…», «Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…», «Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…», «Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии с…», «Согласно телефонному разговору …», «Согласно Вашему письму …», «В связи с…», «В целях…», «Компания «Х» предлагает/гарантирует/не возражает…» и т.п.

Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма.

Далее следует краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…», «Просим извинить за задержку с ответом» и т.п.

Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании.

Иногда после подписи в деловом письме размещается посткриптум (P.S.). Здесь можно кратко изложить ту информацию, которая имеет косвенное отношение к самому письму.

По возможности электронные деловые письма лучше отправлять на фирменных бланках, содержащих логотип компании, ее адрес и телефоны.

Если имеются какие-либо приложения к письму в присоединенном файле, необходимо это указать.

Метки:, , , , ,

Связанные записи